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Piloter l’amélioration de performance de vos processus

Module n°2 du cursus de formation des Pilotes

Inter/Intra

Automobile | Aéronautique | Autres industries | Services | Strategie et management des processus | Audit interne Qualité

Piloter l’amélioration des performances des processus
Durée

3 jours (2 + 1)

Vous recherchez

Des méthodes pour identifier les gisements d’amélioration et des techniques pour élever le niveau de performance de vos processus

Objectifs
  • Intégrer le rôle du pilote de processus dans l’initialisation et la conduite de l’amélioration de performances.
  • Savoir préparer et conduire la revue de processus et en déduire des pistes d’action.
  • Analyser et interpréter les données du tableau de bord du processus.
  • Identifier et accélérer la création de valeur de son processus.
  • Savoir préparer et se préparer à un audit de performances de son processus.
Pour qui ?
  • Pilote et propriétaire de processus.
  • Directeur et responsable qualité.
Comment ?
  • Un cas d’étude constitue le fil rouge de la pédagogie et sert de support à l’utilisation des outils proposés.
  • Le débriefing des activités sur cas d’étude permet d’initier la transposition à la situation de chaque participant.
  • Le retour d’expérience réalisé post formation permet de partager les mises en pratiques et de valider la juste compréhension des outils et méthodes enseignés.
  • En version INTRA, cette formation est précédée d'une préparation afin d'adapter le produit aux objectifs spécifiques et contexte de l'entreprise.
  • A l’issue de la formation une attestation de présence sera remise au stagiaire
Quels supports ?
  • Dossier du participant contenant les principes théoriques énoncés pendant la formation et les supports d’exercices.

Tutorat

  • Chaque participant à une session interentreprises bénéficie d’une assistance en ligne de 2 heures pour l’accompagner dans l’application de la formation.

Voir aussi

Programme


JOUR 1 :
Séquence 1 : ICE BREAKER DE PRÉSENTATION ET INTRODUCTION DU SUJET.
Les participants sont invités à réfléchir sur leur rôle de pilote et ensuite à se positionner sur un profilographe. La présentation individuelle se fait sur la base des résultats de leur "auto-évaluation" à partir des critères du profilographe ; chacun s’exprime sur la façon dont il remplit son rôle de pilote notamment vis-à-vis de l’amélioration de la performance de son processus.


Séquence 2 : PRÉPARER ET CONDUIRE LA REVUE DE SON PROCESSUS.
A partir d’une étude de cas simple, les participants sont amenés à préparer et à conduire une revue de processus. Pour ce faire, ils vont utiliser un outil construit à partir d’un modèle inspiré des principes de l’EFQM ; cet outil permet en effet de conduire des revues de processus sur la base de thèmes plus évolués que ceux traditionnellement levés par les audits internes.
Grâce à cette approche de la revue de processus, les participants vont prendre de la hauteur et analyser la réelle mise en œuvre du management des processus en abordant des thèmes comme :

  • La pratique du leadership dans le pilotage du processus.
  • La planification des ressources.
  • La motivation des acteurs.
  • La compétence des acteurs.
  • Les liens entre leur processus et sa contribution la mise en œuvre de la stratégie.
  • Les résultats obtenus vis-à-vis de l’ensemble des parties prenantes.

Les enseignements sont tirés immédiatement à partir de ce cas, et chacun des participants procède aux transpositions spécifiques à son Entreprise et son processus en particulier. Un partage des réflexions individuelles est alors provoqué par l’animateur qui en tire les points clés communs.
Séquence 3 : CONCLURE LA REVUE DE PROCESSUS.
Toujours à partir de l’étude de cas travaillée précédemment, les participants doivent établir les conclusions de la revue de processus ; le travail consiste à identifier, sur la base des décisions prises au cours de la revue, les pistes d’amélioration. Ces pistes doivent être argumentées et illustrées par des exemples concrets d’actions à entreprendre.
Les enseignements sont tirés immédiatement à partir de ce cas, et chacun des participants procède aux transpositions spécifiques à son Entreprise et son processus. Un partage des réflexions individuelles est alors provoqué par l’animateur qui en tire les points clés communs.
Séquence 4 : VÉRIFIER LA PERTINENCE DE SON TABLEAU DE BORD.
Un exercice permet d’illustrer le fait que l’on ne puisse jamais prendre de décision sans information, mais également que les informations du tableau de bord ne font pas tout… Le tableau de bord ne décide pas à la place des Responsables, mais ces derniers doivent tenir compte du contexte dans lequel s’analysent les données.
Un autre exercice permet de revoir les fondamentaux d’un tableau de bord ; sur deux cas d’étude bien différents (un processus de réalisation et un processus support) les participants vont devoir établir la pertinence des tableaux de bord utilisés. C’est ici l’occasion d’échanger entre participants, mais également de disposer d’un outil de vérification de la cohérence et de la pertinence des tableaux de bord : l’outil est la matrice ERA©Euro-Symbiose.
Un outil complémentaire est présenté : le flow chart permet de positionner les activités impactant la satisfaction aux exigences quelles qu’elles soient. Ainsi, les indicateurs nécessaires à la maîtrise et à la surveillance peuvent être déterminés.
Chaque participant teste son tableau de bord et partage ses conclusions avec l’ensemble du groupe.
Séquence 5 : COMPRENDRE LE COMPORTEMENT DE SON PROCESSUS ET INTERPRÉTER LES DONNÉES POUR AMÉLIORER.
Dans cette séquence, nous allons montrer aux participants les principales erreurs d’interprétation que l’on peut faire à partir de l’analyse de chiffres d’un tableau de bord. Nous allons leur apprendre à présenter leurs données, à conduire une analyse du comportement de leur processus afin de prendre les bonnes décisions pour soit engager une action d’amélioration, soit statuer sur l’efficacité d’une action d’amélioration.
Cette séquence s’appuie sur des études de cas et une activité : « l’entreprise SHOWY GADGET ».
JOUR 2 :
La coupure entre jour 1 et jour 2 se fait au milieu de la séquence 5.
Séquence 6 : IDENTIFIER ET ACCÉLÉRER LA CRÉATION DE VALEUR DANS SON PROCESSUS.
Il s’agit d’introduire auprès des participants les concepts de base du Lean manufacturing : Value Stream Mapping, Lead Time, VA/ Lead Time, MUDAS, Takt Time.
Ils vont utiliser un outil d’analyse de leur processus pour organiser le « SAFARI à MUDAS ».
Cette séquence s’appuie sur une activité avec un cas d’étude : La MUDA’S BANK.
Grâce aux connaissances acquises dans les séquences précédentes, les participants peuvent sélectionner un vrai projet d’amélioration. Nous allons leur présenter le principe de la démarche DMAIC (inspirée du PDCA) afin de leur fournir une main courante pour structurer leur conduite de projet et pouvoir y accrocher les outils qu’ils utilisent déjà.


Séquence 7 : SAVOIR PRÉPARER ET SE PRÉPARER A L’AUDIT DE PERFORMANCES DE SON PROCESSUS
Les participants sont amenés, en sous-groupe, à réfléchir sur la démarche de préparation qu’ils adopteraient. La restitution argumentée permet d’échanger sur les points cruciaux du pilotage de performance.
Le débriefing de l’animateur s’appuie sur les trois capacités suivantes :

  • Savoir démontrer la déclinaison des objectifs stratégiques de l’Entreprise sur son processus, et ce jusqu’à l’identification de pilotage (court et moyen termes) ; les objectifs stratégiques doivent intégrer les exigences des diverses parties prenantes auxquelles s’adressent les activités de l’Entreprise.
  • Etre capable de justifier / argumenter la maîtrise des risques majeurs (avérés et potentiels), depuis la détermination de méthode d’analyse utilisée jusqu’aux résultats tangibles obtenus.
  • Etre capable de démontrer l’analyse et la prise en compte :
  • Des résultats non satisfaisants (toutes parties prenantes confondues),
  • de toute information devant générer une actualisation de l’analyse des risques,
  • de toute information impactant le devenir du processus, de façon à générer une planification anticipée du pilotage du processus,


Séquence 8 : METTRE AU POINT LES TRAVAUX A REALISER DURANT L’INTERSESSION

  • La définition des travaux à réaliser dans l’entreprise (collectivement et individuellement)
  • et à présenter lors de la journée de retour d’expérience.

La définition des travaux à réaliser dans l’entreprise (collectivement et individuellement)


JOUR 3 :
Le jour 3 est programmé environ 6 semaines après les jours 1 et 2 afin de laisser le temps aux stagiaires d’appliquer les méthodes et d’utiliser les outils sur leur processus :

  • Revue de processus : réalisée, documentée et évaluée.
  • Tableau de bord : analysé de façon critique (pertinence).
  • Comportement du processus : analysé de façon graphique.
  • « Mudas » : identification complète (carte du safari à MUDAS).
  • Projet d’accélération de la création de valeur du processus (charte).
  • Audit de la performance du processus : éléments de préparation.


Séquence 9 : RETOUR D'EXPÉRIENCE SUR L'APPLICATION DES MÉTHODES/OUTILS ENSEIGNES.
Lors de cette journée, chacun des stagiaires présente :

  • Les travaux qu’il a réalisés depuis la formation.
  • Les succès et difficultés vécus.
  • Les besoins de rappels théoriques sur les méthodes et outils.

Chaque présentation fait l’objet d’un échange avec le formateur et les autres stagiaires.
Le formateur apporte les réponses aux difficultés rencontrées et fait les rappels théoriques nécessaires. Son objectif est de faire comprendre aux stagiaires les raisons des succès et échecs et les éléments indispensables à respecter dans la méthodologie enseignée.

Bilan de la formation

Durée

3 jours (2 + 1)

Type de formation
Inter/Intra
Nombre de stagiaires

Maximum : 12

Tarif
1 950,00 Euros HT par participant (les déjeuners sont offerts)