JOUR 1 (matin) :

Introduction

Dans un premier temps, les participants sont amenés à déterminer les apports des audits au niveau du Système de Management, en distinguant les éléments répondant aux exigences des normes ISO (tant 9001 que 14001) des éléments allant au-delà. Enfin, la réflexion s’élargit par la question concernant les attentes de la partie Dirigeante de l’Entreprise à l’égard de ces audits. Ces travaux de réflexion sont réalisés en sous-groupes avant mise en commun. Cette mise en commun établit tout l’enjeu de cette session de formation. Le programme des 3 premières journées est présenté ainsi que le travail intersession qui sera demandé et le contenu de la dernière journée de formation.

Le programme et les partis pris

Le programme et la logique pédagogique sont présentés, notamment en s’appuyant sur :

• les attentes du Dirigeant et des participants,
• la perception vis-à-vis des audits,
• les différences entre "audit et "évaluation".

Les partis pris sont clairement énoncés :

• il ne s’agit pas d’une démarche de benchmarking (il ne s’agit pas d’une analyse de la pertinence de la stratégie),
• il s’agit d’une évaluation suivant un modèle développé par Euro-Symbiose et ayant pour objectif de répondre aux questions : Mon Entreprise, est-elle sur la trajectoire de sa stratégie ? S’en est-elle donnée les moyens en termes de :
  • organisation,
  • management par les processus,
  • résultat (sommes-nous sur la trajectoire ?).

C’est une démarche d’analyse des modes de management l’Entreprise en regard de sa stratégie, de ses contraintes et de ses ressources.

Partie 1 : "Stratégie" : définition et méthode de construction

Définition

La stratégie est une réflexion des Dirigeants de l’Entreprise… Les éléments clés de cette réflexion sont rappelés. Ces explications s’appuient, entre autres, sur l’outil "Balanced Score Card" (BSC).

Méthode de construction Un exercice permet de correctement appréhender cette BCS, notamment en explicitant les liens que l’Entreprise a avec son l’environnement, à savoir les "Parties Prenantes".

Partie 2 : le modèle d’évaluation Euro-Symbiose

L’architecture du modèle

La structure du modèle est présentée : elle fait l’objet d’une explication amenant les participants a s’approprier cette structure voire l’adaptée.

Les composantes de chaque Partie Prenante

Chaque partie prenante est décortiquée en éléments contributifs de la performance vis-à-vis de ladite partie prenante ; ces éléments sont appelés "composantes".

L’outil associé au modèle : le « triptyque »

Le modèle Euro-Symbiose est soutenu par un outil "autoporteur" permettant aux auditeurs de :

• personnaliser l’approche de l’évaluation,
• déterminer les pistes d’enquête (thèmes et interlocuteurs),
• préparer les questions,
• pré-identifier les éléments qui feront l’objet d’une analyse,
• enregistrer les informations factuelles,
• coter la contribution effective de la composante à la stratégie,
• conclure sur les actions prioritaires à envisager.

JOUR 1 (après-midi) et JOUR 2 :

Partie 3 : le pas à pas de la démarche d’audit de la performance globale

Les étapes de la démarche

La démarche d’audit de la performance implique fortement le Dirigeant notamment dans le déclenchement et les premières étapes. D’autre part, l’approche n’est pas une vérification de conformité il s’agit de correctement préparer l’audit en s’appuyant et en adaptant le modèle Euro-Symbiose. C’est pourquoi, chaque étape de la démarche est explicitée.

Les explications et l’appropriation du modèle Euro-Symbiose… une fiche par composante

Chaque composante est explicitée et conduit à la personnalisation de l’outil suivant l’environnement et la stratégie de l’Entreprise à laquelle appartient le participant.

JOUR 3 :

Partie 4 : le Rendez-vous (RdV) avec le Dirigeant

Préparation du RdV

Cet audit est une démarche impliquant concrètement la partie dirigeante de l’Entreprise. C’est pourquoi, cette séquence pédagogique est essentielle pour assurer un bon enclenchement de la démarche.

Exercice de simulation de ce RdV

Un exercice en salle permet de vérifier les messages clés à maîtriser pour piloter le premier RdV avec le Dirigeant. Les points de vigilance sont identifiés et font l’objet de renforcements.

Partie 5 : le système de cotation du modèle Euro-Symbiose

L’évaluation de chaque composante Le système de cotation est explicité ; chaque composante sera évaluée quant à sa contribution à la performance de l’entreprise vis-à-vis de la partie prenante concernée. Les « points forts » et les « points à améliorer » sont formalisés permettant de coter chaque composante en termes de :

• organisation
• processus
• résultats La cotation doit mentionner l’état (statique) mais également la tendance (dynamique) de l’Entreprise dans le domaine couvert par la composante. Une conclusion générale est formalisée à l’égard de chaque composante.

L’évaluation de chaque Partie Prenante

Enfin, chaque partie prenante est évaluée, ou plutôt l’Entreprise est évaluée à travers la cotation des composantes de la partie prenante considérée… Les cotations des composantes de chaque partie prenante sont formalisées dans un graphique de type « radar » permettant de visualiser facilement la performance de l’Entreprise vis-à-vis de la partie prenante considérée. Une synthèse des conclusions est rédigée et les actions prioritaires décidées.

Partie 6 : organisation de l’expérimentation (inter-session)

Intersession : les travaux demandés lors de l’intersession sont basés sur le travail d’appropriation du modèle ES devant conduire à la préparation et la réalisation de l’audit de la performance de leur Entreprise (ou partie de l’Entreprise).

Travaux demandés : les participants doivent s’approprier le modèle Euro-Symbiose en personnalisation les pistes d’enquête (établissement du scénario d’enquête : thèmes, interlocuteurs, questions, données à examiner…), le planning d’interviews et de recherches d’informations.

Avant le 4ème et dernier jour de la formation, chaque participant aura à formaliser son retour d’expérience afin de faire partager son expérimentation et utiliser au mieux les échanges avec les autres participants et l’expérience de l’animateur.

JOUR 4 :

Partie 7 : expérimentation

Présentation des travaux individuels

Chaque participant présente :

• Son Entreprise de façon succincte
• Le périmètre d’audit retenu
• Les résultats obtenus
• Le déroulement de l’expérimentation (scénarios d’enquête, appropriation du modèle, les informations recueillies, les conclusions)
• Les difficultés rencontrées
• Les suites à donner
• Synthèse de ce retour d’expérience

L’animateur et les autres participants challengent celui qui vient de faire sa présentation de façon à le pousser davantage dans ses justifications de scénarios d’enquête mais également au niveau des conclusions auxquelles il a abouti.

Séquence 8 : Bilan de la formation